مقالات

چگونه راه اندازی نرم افزار فروشگاه را انجام دهیم؟

راه اندازی نرم افزار فروشگاه از صفر تا صد در مجموعه آشناحساب

راه اندازی نرم افزار فروشگاه در هر کسب و کاری به شما این امکان را می دهد که یک سیستم مالی به روز و مکانیزه در فروشگاه خود داشته باشید و به واسطه راه اندازی نرم افزار فروشگاه بتوانید کسب و کار قدرتمندتری نسبت به رقبای خود داشته باشید.

امروزه در بیشتر کسب و کار ها و اکثر فروشگاه ها وجود نرم افزار حسابداری به منظور تسریع کلیه حساب ها و افزایش دقت و کاهش خطاهای محاسبه ای امری ضروری است.

به واسطه وجود یک نرم افزار حسابداری می توان مدیریت مالی کسب وکار را بسیار ساده تر کرد.

اگر نرم افزار حسابداری برای فروشگاه خود خریداری کرده اید اما نگران راه اندازی نرم افزار‌مالی فروشگاه خود هستید، توصیه می کنیم حتما تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

در ابتدای کار به دلیل نداشتن زمان کافی و حجم کاری بالای صاحب کسب و کار اینطور به نظر می‌آید که راه اندازی سیستم فروشگاهی کاری سخت و پیجیده باشد.

به طور کلی می توان عنوان کرد که در حقیقت امر اگر آشنایی کلی و تخصصی با نرم افزار های مالی و حسابداری نداشته باشید، امکان ایجاد مشکل و اشتباه و به وجود آمدن سردرگمی و دلسردی خواهد شد، که در بلند مدت انجام این کار تخصصی توسط افراد غیر حرفه ای نه تنها در کاهش هزینه ها به شما کمکی نخواهد کرد بلکه باعث افزایش هزینه ها و خسارت های بیشتر خواهد شد.

در  این مقاله از آشناحساب سعی می کنیم به زبان ساده مراحل  راه اندازی نرم افزار فروشگاه را بیان کنیم در ادامه مقاله با ما همراه باشید.

مرحله اول: دسته بندی اطلاعات و تهیه گروه کالا ها


در فروشگاه هایی که جدیدا تاسیس پیدا کردند ویا فروشگاه هایی که قبلا به صورت غیر مکانیزه و دستی اطلاعات  رو در دفتر حساب کتاب خود وارد می کردند این مرحله، یعنی دسته بندی اطلاعات و تهیه گروه کالاها باید در راه اندازی نرم افزار فروشگاهی به صورت کامل انجام شود.
در مرحله دسته بندی گروه کالاها اطلاعات مربوط به کالا ها باید به صورت کامل مشخص شود همچنین عناوین و دسته بندی های بخش های مختلف نیز باید به صورت منظم تعیین شود، این مرحله باید به قدری درست انجام شود که در ابتدای کار مسیر روند پروژه به درستی مشخص باشد.
نکته مهم این است که اشتباه در این فرآیند میتواند مساوی با شکست در پروژه باشد.
چرا که مراحل ابتدایی یک پروژه معمولا بسیار حساس و مهم است که باید به درستی مسیر انجام شود.

مرحله دوم:معرفی اشخاص در نرم افزار فروشگاه


در این مرحله ابتدا مشخص کنید که با چه افرادی کار کرده اید و چه طرف حسابهایی موجود است و مشخصات کامل هر شخصی که مراوده مالی با آن شخص را ثبت و ضبط کنید.

از جمله اشخاص: پرسنل، ویزیتورها، همکاران، مشتریان و...در تعریف مشخصات باید در نظر گرفته شوند.

اما اینکه در اطلاعات مشخصات افراد چه چیز هایی را باید در نظرگرفت هم موضوع مهمی است.

اطلاعات شخص مثل نام، آدرس، تلفن و..مورد نیاز است. که پس از ثبت اطلاعات فردی اطلاعاتی از قبیل مانده حساب، بدهکاری های قبلی و مانده حساب ها نیز معرفی شوند.

مرحله سوم:معرفی کالا و اقلام داخل فروشگاه


در این قسمت کلیه کالاهای موجود و دسته های محصولات را تعیین کنید به مواردی مثل نام کالا، قیمت های کالا هم قیمت های فروش و هم قیمت خرید، شماره های مربوط به بارکد توجه داشته باشید.
در بخش اول معرفی کالا نیازی به اطلاعات مربوط به تعداد کالا ها و موجودی انبار نیست، دلیل این کار هم این است که به واسطه طولانی شدن ثبت کالاها احتمال اینکه کالا ها به مشکل برخورد کنند و به هم ریختگی موجودی ها بسیار زیاد است.

راه اندازی نرم افزار فروشگاه

مرحله چهارم: تعریف خدمات مربوط به کسب و کار

در صورتی که کسب و کار شما به صورت خدماتی است و در ازای انجام خدمات مربوطه هزینه هایی دریافت می کنید مثل خدمات مالیاتی، طراحی، تعمیرات، اجرت نصب و...و یا هر خدماتی که در ازای آن پولی دریافت می شود را در این قسمت باید معرفی کرد.

مرحله پنجم : تعریف حساب بانکی ها

در این مرحله کلیه حساب های بانکی را باید تعریف کرد ولی در ابتدا نیازی به درج موجودی های ریالی حساب ها یعنی همان آخرین مبالغ مانده حساب ها نیست.

مرحله ششم: چک های دریافتی اول دوره

ابتدا چک ها دریافتی که از ابتدای تاسیس کسب و کار از مشتریان دریافت شده است و تا به الان وصول آن صورت نگرفته است و یا موعد سر رسید آنها هنوز نرسیده است  را در سیستم ثبت می کنیم.

البته نیازی به  ثبت چک های دریافتی که تا به الان وصول نشده اند وجود ندارد.

از زمان تاسیس کسب و کار خود هر چکی که از طرف شما به اشخاص متفرقه داده شده ولی هنوز پاس نشده است و سر رسید آن هم نرسیده را در سیستم ثبت می کنیم.

البته چک هایی که پاس شده اند را نیازی نیست در سیستم ثبت کنید.

ثبت چک های اول دوره

در مرحله بعدی فروشگاه ها به دو قسمت با سابقه و تازه تاسیس تقسیم بندی می شود.

مراحل پیشرفته در فروشگاه های با سابقه کاری:

  • موجودی ها و مانده حساب ها

در این مرحله بایست موجودی ها و حساب های باز موجود ثبت شود که در این مرحله سرعت ثبت بسیار مهم است که به یک تعادل رسید و مابقی موارد رو هم به ترتیب وارد کرد که هیچ حسابی از قلم نیفتد.

2 -ثبت مانده حساب اشخاص

ابتدا لیستی از مانده حساب های بدهکاران و طلبکاران را آماده نموده و در نرم افزار حسابداری مانده حساب بدهکاری یا بستانکاری آنها را ثبت می کنیم.

  • موجودی های اولیه حساب های بانکی

در این بخش موجودی حساب های بانکی که در هر لحظه  از طریق همراه بانک و یا دستگاه های کارتخوان اتفاق می افتد را در نرم افزار حسابداری ثبت نمایید.

3-موجودی های نقدی در صندوق

تمامی دریافتی های نقدی موجود در صندوق در را نیز در صندوق ثبت نمایید.

موجودی کالا و انبار و شمارش کالاها

  • در این مرحله لازم است فروشگاه تعطیل شود تا روند کار شمارش با سرعت و تمرکز کامل انجام شود.
  • با توجه به احتمال زیاد بودن کالاها و نیاز به سرعت عمل بالا برای شمارش موجودی اجناس از چند نفر دیگر کمک بگیرید، سپس لیستی از کالاها تهیه نمایید و حداکثر در یک الی دو روز کاری تمامی اجناس را شمارش و موجودی فعلی کالاها را در لیست ثبت نمایید.
ثبت موجودی صندوق در نرم افزار حسابداری

ثبت تعداد کالاها

پس از آماده شدن موجودی های کالاها مهم ترین و سخت ترین بخش کار انجام شده و می توانید موجودی ها را وارد سیستم نرم افزار حسابداری کنید.

برای به دست آوردن سود و زیان دقیق تر و بروز خطا موجودی کالا ها رو سریعتر در سیستم تبت کنید.

فروشگاه های تازه تاسیس

موجودی های اولیه حساب بانکی

در این بخش تمامی تراکنش هایی که لحظه ای انجام می دهید را در سستم ثبت و ضبط کنید.

ثبت فاکتورهای خرید اول دوره

اگر فروشگاه شما یک فروشگاه تازه تاسیس است فقط کافی است بعد از معرفی کالا ها به سیستم نرم افزاری،فاکتورهای کالاهای خریداری شده در سیستم ثبت شوند و موجودی و مانده حساب به صورت اتومات در حساب اشخاص و موجودی ها اضافه شود.

راه اندازی و ثبت عملیات روزانه

در این مرحله تمامی کارهای مربوط به راه اندازی سیستم انجام شده فقط کافیست فاکتور های خرید، فروش و دریافت و پرداخت روزانه به صورت کامل و روتین وارد سیستم شوند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *