مقالات

چگونه استقرار سیستم حسابداری فروشگاه را انجام دهیم؟

نکات مهم در استقرار سیستم حسابداری

قسمت اولیه انجام  امور حسابداری هر کسب و کاری، استقرار سیستم حسابداری است. به طور معمول شخصی که باسیستم های مالی و حسابداری مشغول به کار است ممکن است توانایی راه اندازی و یا پیاده سازی کامل یک سیستم حسابداری را نداشته باشد و یا به دلیل نداشتن وقت کافی و داشتن اولویت در انجام امور دیگر، از عهده پیاده سازی و استقرار سیستم مالی به خوبی بر نیایند. به صورت کلی یک حسابدار باید به امور استقرار سیستم حسابداری آشنایی نسبی داشته باشد، اما از آنجا که نرم افزارهای مختلف با برند های مختلف در فضای حسابداری وجود دارند، حقیقتا یادگیری و اجرای همه آنها کاری دشوار است. در این مقاله  به بررسی موارد مهم که در اجرای کامل و پیاده سازی و استقرار سیستم حسابداری باید در نظر گرفته شود می پردازیم.

قبل از استقرار سیستم حسابداری به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

قبل از انجام هر فعالیتی کسب و کار شما باید به طور کامل آنالیز شود، اینکه شما در چه صنفی مشغول به کار هسستین و با توجه به موجودی ها و اقلام مورد تقاضا مشتریان شما ارزیابی اولیه اعمال میشود که از چه سیستم حسابداری استفاده شود و چه نوع ماژولی برای کار با سیستم نیاز است.

استقرار سیستم حسابداری

استقرار سیستم حسابداری

از فعالیت های اولیه جهت انجام امور مالی استقرار سیستم حسابداری است، سیستم جامع حسابداری هم به شکل دستی و هم به شکل اتومات و مکانیزه قابل اجراست که به صورت مرحله به مرحله اجرا خواهد شد.

استقرار سیستم حسابداری به گونه ای انجام می شود که قابلیت مکانیزه شدن را دارد و ارتباط با تمامی زیر سیستم ها نیز حفظ خواهد شد.

راه اندازی و اجرای یک سیستم مالی و حسابداری، مرحله مهمی در تاسیس و مدیریت هر فروشگاهی می باشدکه از اهمیت بالایی برخوردار است.

اولین قدم در راه اندازی سیستم مالی

تهیه و انتخاب یک نرم افزار مالی، با توجه به حجم کاری، صنف مورد نظر، تعداد کالاهای موجود ، نیاز فروشگاه و همچنین سازگاری با تجهیزات سخت افزاری و.. مورد نیاز است.

قدم دوم در راه اندازی سیستم مالی

بعد از تصمیم گیری و انتخاب نرم افزار مناسب برای فروشگاه، نوبت به نصب آن بر روی سخت افزارها می رسد.

ابتدا باید شاخص های امنیتی و پشتیبان گیری از نرم افزار را در نظر گرفت و اطمینان پیدا کرد که کلیه مراحل نصب و پیاده سازی به درستی انجام شده است.

قدم سوم در مراحل راه اندازی و نصب سیستم حسابداری

 قدم بعدی بعد از نصب سیستم مالی این است که تمامی اطلاعات و دیتا فروشگاه به طور کامل در سیستم نرم افزاری به صورت دقیق و کامل وارد شوند.

اطلاعاتی که حتما باید توسط مسئول فروشگاه، یا حسابدار مجموعه و یا تیم استقرار مجموعه ای که مدیریت پروژه شما رو به عهده گرفتن وارد سیستم نرم افزاری شما شود شامل نام کالاها، موجودی انبار، هزینه ها، مالیات، حقوق و دستمزد کارکنان و... است که پس از ورود کامل اطلاعات مالی ، باید این امکان وجود داشته باشد که گزارش های منظم مالی از سیستم نرم افزار به درستی ورت بگیرد.

استقرار و راه اندازی سیستم های مالی و حسابداری از چالش های بزگ هر کسب و کار و فروشگاه است که اگر با دقت بالا صورت نگیرد بعد ها باعث ایجاد مشکلات بیشتر می شود.

بهترین روش برای استقرار و راه اندازی سیستم های حسابداری، بهره بردن از کارشناسان مجرب و آشنا به سیستم های نرم افزاری ومالی مختلف است که با استفاده از تجربیات و مساوره و راهنمایی پس از انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب، فرآیند های مرتبط با استقرار شناسایی و بهینه سازی شود.

ایجاد کدهای حسابداری و معین شدن سطح دسترسی کاربران سیستم و تنظیمات مربوط به گزارش دهی نیز در این مرحله صورت می گیرد.

مراحل استقرار سیستم حسابداری

آموزش کارکنان

بعد از ورود دیتا و نصب و راه اندازی سیستم حسابداری به منظور موفقیت در پیاده سازی سیستم حسابداری، آموزش کارکنان از درجه اهمیت بالایی برخوردار است که لازمه این کار آموزش نرم افزار حسابداری به کارکنان می باشد تا بتوانند به صورت صحیح تمامی تراکنش ها را نیز ثبت کرده و از کلیه ویژگی ها و ابزار های نرم افزار بهره مند شوند.

تست و اجرای راستی آزمایی سیستم حسابداری

پس از انجام تنظیمات لازم  و آموزش های کافی، نوبت به تست کردن سیستم حسابداری خواهد رسید که از درستی و عملکرد دقیق آن اطمینان حاصل شود.بعد از اینکه تست سیستم با موفقیت انجام شد حالا سیستم حسابداری میتواند به طور رسمی اجرا شود.

ایجاد کنترل، نظارت و بهبود شرایط به صورت مدام

پیاده‌سازی سیستم حسابداری تنها یک قسمت از فرآیند است. سازمان باید به‌صورت مداوم نظارت و بهبود را در نظر بگیرد. این شامل بررسی ابزارها و رویه‌های حسابداری، انجام تغییرات برای بهبود عملکرد، و اطمینان از راهکارهای مدیریتی موثر می‌شود.

کلام آخر

استقرار سیستم‌های حسابداری در ایران فرآیندی پیچیده است که نیازمند تحلیل دقیق نیازها، انتخاب نرم‌افزار مناسب، آموزش کارکنان، تست و اجرا موثر، و نظارت مداوم است. با رعایت این مراحل و توجه به جزئیات، سازمان‌ها می‌توانند از سیستم حسابداری مدرن بهره‌ وری بیشتری را کسب کرده و بهبود مدیریت مالی خود را دنبال کنند.

اما نکته اینجاست همانطور که در مقاله به آن اشاره شد به دلیل وجود چالش های بسیار در این مسیر و همین طور نبود زمان کافی برای اجرای مراحل استقرار و نیاز به دانش فنی و تخصصی بهتر است تا ابتدای مسیر از تیم متخصص و فنی کمک کنیم تا بتوانیم مسیر را به درستی شروع کنیم تا در میانه راه  دوباره کاری پیش نیاید و به مشکل بر نخوریم.

حتما جهت ارائه مشاوره رایگان جهت راه اندازی سیستم های مالی با کارشناسان تیم متخصص و حرفه ای  مجموعه اشناحساب در تماس باشید.

مشاوره خدمات حسابداری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *